Plannen
 
datum: 30 maart 2016

Monique Terlouw
Pubers staan er om bekend, maar ook veel volwassenen hebben er moeite mee: plannen.  Op de één of andere manier lijkt het altijd zo te zijn dat er (precies op het moment dat jij werk gepland had) iets anders tussen komt. Of je dacht heel goed ingeschat te hebben hoeveel tijd een bepaalde klus je zou kosten, maar het blijkt toch langer te duren dan gedacht. 

Hoe kun je voorkomen dat je het gevoel hebt altijd achter de feiten aan te lopen?

  1. Wees realistisch in je planning. Maak geen afspraken op momenten waarvan je eigenlijk bij voorbaat al weet dat het conflicten met andere verplichten geeft.
  2. Plan nooit meer dan 80% van je tijd in. De overige 20% vult zich gemakkelijk (soms lijkt het vanzelf) met andere zaken. Dit geeft je ook wat ruimte als afspraken uitlopen of als je meer tijd nodig blijkt te hebben voor een opdracht dan je aanvankelijk dacht.
  3. Stel prioriteiten en laat je niet afleiden. Een grote valkuil is je laten afleiden door alle dingen die voor je gevoel persé nu moeten. Mail die binnenkomt (en acties die daaruit voortvloeien), een telefoontje dat gepleegd moet worden, een App-groep die je aandacht maar blijft vragen … Als je zorgt voor een goede, duidelijke voice mail, dan kun je je telefoon gerust een uurtje uitzetten. 
  4. Stop multitasking! Alles half doen maakt je actielijst uiteindelijk niet korter. Focus je op één taak en maak die af voor je weer iets nieuws oppakt. 
  5. Zorg voor een opgeruimde werkplek. Ruimte om je heen, geeft ruimte in je hoofd. Door regelmatig zaken te sorteren kun je heel wat tijd winnen: geen uren zoeken naar een document dat op je bureau ligt (of lag het daar toch niet…), of naar een e-mailbericht dat niet meer terug te vinden is in je overvolle inbox. 

Maak er een gewoonte van om documenten die je niet langer nodig hebt meteen te verwijderen. Dat wat je wel wilt / moet bewaren sla je op in folders.

Het vraagt misschien een omschakeling van je, maar uiteindelijk geeft een beter beheer van je werktijd zoveel rust en duidelijk dat het echt de moeite waard is. Lukt het je niet of weet je niet waar te beginnen? Schakel hulp in of delegeer bepaalde taken die je te veel tijd kosten.

Monique Terlouw van Tikken & Meer