Notuleren
 
datum: 07 september 2016

Monique Terlouw-csie
Wie wil er vandaag notuleren?


De kans dat zich op deze vraag spontaan veel vrijwilligers aanmelden, is heel erg klein. Notuleren wordt vaak gezien als een lastige klus. Want hoe weet je wat je moet opschrijven en wat je juist moet weglaten? Pas als je zelf een keer een vergadering hebt genotuleerd, weet je dat daar het nodige bij komt kijken en dat notuleren een tijdrovende klus is.

Waarom is verslaglegging eigenlijk nodig? In de meeste overlegsituaties is het gebruikelijk om vast te leggen wat er is bediscussieerd, besloten en afgesproken. De deelnemers aan de vergadering willen achteraf nog eens nagaan wat er is afgesproken, welke acties er in de komende periode van hen wordt verwacht en wat de uitgangspunten zijn voor een volgende vergadering. Daarnaast kunnen notulen hun nut hebben als bewijsstuk: een vergaderlid kan via de notulen aantonen dat hij een bepaalde uitspraak heeft gedaan of een bepaald standpunt heeft verdedigd.

 

Hoe zorg je voor een goede verslaglegging?

  1. Weet wat je te wachten staat
    Een goede voorbereiding is het halve werk. Het helpt ontzettend wanneer je weet wat er tijdens de vergadering besproken wordt. Neem vooraf de agenda door en bekijk of er belangrijke besluiten genomen moeten worden. Hoe meer je vooraf weet, hoe eenvoudiger het notuleren wordt. 
  2. Kies een strategische positie
    Jij hebt als notulist een belangrijke rol in de vergadering, dus zoek geen plekje ‘op de tweede rang’. Omdat je in nauw contact staat met de voorzitter, is het slim om naast hem/haar te gaan zitten. 
  3. Maak onderscheid
    Scheid de hoofdzaken van de bijzaken; zorg voor een kort en bondig, maar compleet verslag van hetgeen er besproken en besloten is. Probeer zoveel mogelijk vast te houden aan de agenda die van tevoren is opgesteld. Discussiepunten die niet op de agenda staan, hoeven niet in de notulen te worden opgenomen. Tenzij de voorzitter er nadrukkelijk om vraagt. 
  4. Wacht niet te lang
    Werk de notulen één dag na de vergadering uit, want dan zit alles nog vers in je geheugen. Maak een actielijst waarin alle afgesproken acties nog een keer worden beschreven met daarbij degene die het moet opvolgen of beheren en een deadline. Lees een dag na het afronden van de notulen alles nog een keer door zodat je zeker weet dat er geen fouten in staan. Verstuur het verslag daarna (eventueel eerst alleen naar de voorzitter) aan de deelnemers zodat iedereen de tijd heeft hun actiepunten uit te werken. 
  5. Neem niet deel aan de vergadering
    Notuleren én deelnemen aan de vergadering gaat niet samen. Het is belangrijk dat de notulist onafhankelijk is en zich compleet kan focussen op het noteren van wat er wordt gezegd. Schakel dus niet een willekeurige deelnemer van de vergadering in om te notuleren, maar vraag hiervoor een ervaren notulist die zich alleen richt op de verslaglegging en zich niet in het overleg hoeft te mengen.

Heb jij een vraag die hierboven niet beantwoord is? Heb jij een aanvulling op mijn tips? Ik hoor het graag! Heb je een goede notulist nodig voor jouw vergadering? Ook dan hoop ik dat je contact met mij opneemt.

Monique Terlouw van Tikken en Meer