Terug naar overzicht
14 jan. 2016 - Wat moet je doen op administratief gebied om het nieuwe jaar goed te beginnen

Maine-Rene-du
Deze avond werd de presentatie verzorgt door René du Maine van ReDuMa.

Administratie

René begon zijn verhaal met de aanwezigen op het hart te drukken dat je geen administratie doet voor de belasting, maar voor jezelf. Door regelmatig de zaken bij te houden weet je waar je bedrijf staat, en zie je of je in moet grijpen op de gang van zaken.

Ondernemingsplan

Veel ondernemers hebben bij de oprichting een ondernemersplan geschreven om een financiering bij de bank te kunnen regelen, en kijken daar verder niet meer naar om. Toch is het goed om het regelmatig (bv eens per jaar) eens onder de loep te nemen. Gaan de zaken zoals je toen had bedacht of behoeft een en ander wat bijsturing. Het kan ook zijn dat je de doelen die je je gesteld had al bereikt hebt, en ben je toe aan verdere stappen.

Jaarplan

In hetzelfde kader is het verstandig om een jaarplan op te stellen. Wat wil je dit jaar bereiken? Kijk ook eens terug naar het vorige jaar: hoe heb je je tijd besteed, en hoeveel van je uren waren uiteindelijk declareerbaar? Trek hier je conclusies uit en verwerk deze in je plan voor het komende jaar.

Administratie vs Beheer

Administratie kun je gemakkelijk uitbesteden aan een accountant of een administratief kantoor, maar het beheer van je onderneming moet je zelf doen. Als je je zaken goed op orde hebt is het voor de accountant een fluitje van een cent om je administratie voor je te doen. 

Voor aangifte bij de belasting heb je in ieder geval een resultatenrekening en een jaarrekening nodig. Met de gegevens uit deze overzichten kun je dan de aangifte doen. Er zijn ook veel ondernemers die in principe zelf hun boekhouding doen, en alleen voor de jaarlijkse inkomstenbelasting-aangifte een accountant inschakelen.

Tips voor het bijhouden van de administratie:

  • Reserveer een vast moment voor het doen van de administratie (bv elke week een uurtje op vrijdag, of de eerste werkdag van elke nieuwe maand)
  • Maak een goed onderscheid tussen zakelijke en privé uitgaven
  • Pinnen is, t.o.v. contant betalen, gemakkelijker. Je hoeft dan niet met een kas te rekenen, alles verloopt direct via de bank.
  • Noteer je afspraken nauwkeurig. Je kunt dit gebruiken voor je urenregistratie
  • Leg vast waar je bent geweest (als je kilometers of reiskosten rekent)
  • Bewaar alle ontvangen facturen, kassabonnen en kopieën van uitgaande facturen
  • Stuur direct na het beëindigen van je werkzaamheden een factuur. (Bij steeds terugkerende werkzaamheden kun je een maandelijkse of kwartaalfactuur sturen)
  • Bel of mail klanten die te laat zijn met betalen.
  • Controleer regelmatig aan de hand van bv je bankgegevens of je administratie nog klopt.

Controle

Hou ook in de gaten hoe er op je offertes wordt gereageerd. Maak een notitie voor jezelf om na bv een maand even contact op te nemen met de potentiële klant en te vragen of hij/zij al heeft nagedacht over je aanbieding, of dat er misschien nog vragen zijn.

Ook de andere kant op moet je alles goed op orde hebben. Komt alles wat je besteld hebt ook binnen, of heb je wel betaald maar is er (nog) niets binnen gekomen? 

Controleer ook binnengekomen facturen of het bedrag klopt met hetgeen je hebt aangeschaft. Schroom niet om contact met de leverancier op te nemen als iets je niet helemaal duidelijk is.

Download minimaal een keer per maand je bankafschrift voor het geval je boekhoudpakket crasht. Je hebt dan een backup op papier of digitaal. Bovendien houden niet alle banken de posten van alle jaren vast. Sommige gaan maar tot 1,5 jaar terug.

Probeer zo snel mogelijk na het doen van een activiteit je uren te schrijven. Dan heb je alles nog scherp.

Grotere klussen

Als je grotere klussen hebt kun je het beste afspreken om eens per vaste periode je uren te declareren bij je klant. Dit spreidt jouw inkomsten en de klant hoeft niet in een keer een heel groot bedrag te betalen.

Let wel op dat als je met een groot bedrijf in zee gaat, ze zullen proberen je aan hun algemene voorwaarden te binden. Dit kan o.a. van invloed zijn op het betalingstermijn. Grote bedrijven hanteren vaak 60 tot 90 dagen. Wanneer je voor hun voorwaarden hebt getekend kun jij geen eisen meer stellen op dit vlak.

Investeren

Investeringen zijn uitgaven die hoger zijn dan € 750,-- of twee zaken die bij elkaar horen van € 500,-- of meer. Je kunt deze zaken gespreid aftrekken.

Inkomsten en uitgaven

Let regelmatig op je geldstroom: hoeveel geld komt er binnen en hoeveel gaat eruit? Als er vaak (veel) meer uit gaat dan binnenkomt zul je eens goed na moeten denken. Dit is een situatie die niet te lang moet duren, anders zul je snel in grote problemen komen.

Banken houden ook de geldstromen op je rekening in de gaten. Ze hebben mensen in dienst die bepaalde signalen herkennen en je aan zullen spreken als het ernaar uitziet dat het de verkeerde kant op gaat. Bepaalde banken bieden ook hulp aan om de zaken weer op de rit te krijgen. Zij hebben er immers ook niets aan als een ondernemer zijn rekeningen niet meer kan betalen.

Inkomstenbelasting

Ook dit jaar kun je tot 1 mei aangifte doen voor de inkomstenbelasting. Veel (accountants van) ondernemers zijn geneigd om uitstel aan te vragen, maar let hiermee wel op: als je inkomstenbelasting moet betalen rekent de belasting de wettelijke rente van 4,5% op de "schuld" vanaf 1 april. Hoe langer je dus wacht met je aangifte hoe meer je moet betalen.

Als je meer dan 10% gaat groeien meldt dat dan zo snel mogelijk aan de belasting. Je gaat dan per maand betalen i.p.v. per jaar. Dit is nu al zo voor BV's en NV's maar komt dus ook voor zelfstandigen.

De belasting gaat steeds meer letten of (kleine) ondernemers wel aan hun urencriterium voldoen. Als je ondernemer voor de belasting wil blijven (en dus zelfstandigenaftrek wil blijven doen) moet je minimaal 1225 uren maken voor je bedrijf. Wat er nu bij komt is dat je declarabele uren in verhouding moeten zijn met het totaal gemaakte uren. Als dit er te weinig zijn loop je ook kans om je aftrek te verliezen.

 

Terug naar overzicht