Terug naar overzicht
21 apr. 2016 - Goede teksten schrijven voor je bedrijf, hoe doe je dat?

Anne de Romph

Op donderdag 21 april verzorgde Anne de Romph van Tekstbureau Met Anne de presentatie 'Schrijf zelf goede teksten en geef je bedrijf een professionele uitstraling'.

Anne begon haar verhaal met zichzelf en haar bedrijf voor te stellen. Ze heeft haar Tekstbureau Met Anne vorig jaar 1 april opgericht. Voor die tijd was ze werkzaam in de marketing, als technisch schrijver (van handleidingen) en als vertaler van softwarepakketten. Anne heeft journalistiek gestudeerd.

Wat niet?

Voorafgaand aan de presentatie vertelde ze ook waar haar verhaal níet over zou gaan:
Spelling- en grammaticaregels zijn heel goed op te zoeken op internet. Deze komen dus niet aan bod. Het is vooral belangrijk dat je weet hoe je in grote lijnen het schrijven van een tekst aanpakt, waar je op moet letten en wanneer je kritisch moet zijn en iets moet opzoeken.

Waarom zijn goede teksten belangrijk?

Als je goede teksten gebruikt toon je respect voor de lezer: je laat zien dat je hem/haar serieus neemt en tijd hebt besteedt aan de communicatie met hem of haar. Het is net zoals je je netjes aankleedt als je bij iemand op visite gaat.
Door goede teksten te gebruiken komt je boodschap ook beter over. Door een duidelijke beschrijving is het voor de lezer meteen duidelijk wat je bedoelt. Zo bereik je eerder het effect dat je voor ogen had, bijvoorbeeld je lezer informeren, inspireren of overtuigen om zaken met je te doen.
Tenslotte geven verzorgde teksten je bedrijf een professionele uitstraling. Je laat zien dat je serieus met je bedrijf bezig bent en kwaliteit belangrijk vindt. Als ZP'er ben je voornamelijk alleen bezig, maar je moet je je wél presenteren als een professionele partner. Als je dit in gedachte houdt bij het schrijven van je teksten, word je sneller serieus genomen.

Wanneer is een tekst goed?

Een goede tekst bevat geen taalfouten of grammaticale fouten, leest prettig en gemakkelijk, is niet langer dan noodzakelijk, maakt je meteen duidelijk waar hij over gaat en is overtuigend voor de lezer.

Hoe schrijf je zelf een goede tekst?

Om een tekst goed te kunnen schrijven kun je het beste werken volgens de volgende vijf stappen:

  • Voorbereiden en nadenken
  • Informatie verzamelen
  • Structureren
  • Schrijven
  • Controleren

Als je zonder deze stappen in acht te nemen gewoon maar begint te schrijven, loop je het gevaar de je verhaal geen duidelijke lijn volgt of dat het veel te lang wordt. Als je de stappen volgt krijg je meer rust in je hoofd. De ene stap volgt de andere automatisch op en je verhaal krijgt langzaam maar zeker vanzelf vorm. De opbouw wordt beter en het schrijven is gemakkelijker en leuker.

1. Voorbereiden en nadenken

Geef voor jezelf antwoord op de volgende vragen:

  • Je doelgroep: voor wie ga je de tekst schrijven? Probeer dit zo nauwkeurig mogelijk vast te stellen (man/vrouw, leeftijd, beroep, opleiding, voorkennis, interesse, behoefte). Kom je op meerdere doelgroepen uit, stel dan per doelgroep een aparte tekst op.
  • Het doel van je tekst: wil je informeren, iets verkopen, tot actie aanzetten of nog iets anders?
  • Je boodschap: dit is de kern van je verhaal, wat wil je de lezer precies vertellen? Kies ook hier het liefst voor één duidelijke, ondubbelzinnige boodschap per brief, flyer of webpagina. Houd de boodschap helder voor de lezer, des te groter de kans dat je lezer doet wat je van hem/haar verlangt.
  • Je toonzetting: hoe "spreek" je je lezer aan? Formeel of informeel, commercieel, zakelijk, wil je mensen geruststellen of juist enthousiast maken. Wil je ze iets uitleggen of ergens bij betrekken?
  • De soort tekst: wordt het een mailing, een flyer, brochure of website? Elke uiting vraagt zijn eigen soort tekst.
  • De lengte van je tekst: hangt vaak samen met waar de tekst voor bedoeld is.


2. Informatie verzamelen

Als je hebt vastgesteld wat voor soort tekst je gaat schrijven, voor wie en wat je boodschap en doel zijn, kun je gaan nadenken over hoe je een en ander vorm gaat geven. Verzamel hiervoor relevante informatie uit bestaande bronnen, ga brainstormen en schrijf alles op wat er in je op komt en/of vraag eventueel informatie aan derden (bijvoorbeeld experts of klanten). In dit stadium kan en mag nog alles. Laat je niet beperken door enige structuur of details.

Tip: bedenk welke vragen je lezers zouden kunnen stellen en probeer daar de antwoorden bij te bedenken. Dit helpt je om gerichter informatie te verzamelen en beperkt de hoeveelheid materiaal waar je je later doorheen moet worstelen. Een goed hulpmiddel hierbij kunnen de 5 W's en de H zijn (Wie, Wat, Waar, Waarom, Wanneer en Hoe). In de tekst beantwoord je natuurlijk vooral de vragen waarvan jij wilt dat de lezer die stelt! Zo kun je de lezer een beetje sturen. Sommige vragen kun je juist gebruiken om te zorgen dat ze contact met je opnemen om antwoord te krijgen.

3. Structureren

Als je alle informatie hebt verzameld, ga je die sorteren en structureren zodat er een duidelijke lijn en logische volgorde ontstaat (blokjes). Durf ook dingen weg te gooien. Je hoeft niet alles te gebruiken.

Als je een langere tekst moet schrijven (bijvoorbeeld een rapport, plan of website) is het soms handiger om eerst een grove opzet te maken van hoofdstukken of webpagina's. Je kunt dan gerichter informatie verzamelen.

4. Schrijven

Schrijf nu per blokje de tekst zoals je die uiteindelijk wilt hebben. Bedenk vervolgens pakkende kopjes en ten slotte een allesomvattende titel voor je verhaal.

5. Controleren

Ben je klaar? Leg dan je tekst weg en ga heel iets anders doen. Het beste is om er pas minimaal de volgende dag weer naar te kijken. Je kijkt dan met frisse blik en daardoor vallen bepaalde zaken je misschien op die je tijdens het schrijven waren ontgaan.

Begin met je verhaal opnieuw door te lezen. Stap hierbij weer in de schoenen van je klant of lezer. Vraag je nog eens af of je boodschap duidelijk overkomt. Is je verhaal geloofwaardig? Kijk of je tekst wel prikkelend en interessant genoeg is. Klopt alles wat er staat? Ben je consequent geweest in je manier van schrijven (geen u en jij door elkaar bijvoorbeeld).
Ga schaven aan het concept. Pas niet lekker lopende zinnen aan. Als je je tekst hardop voorleest merk je al gauw waar deze stroef loopt, onduidelijk of ingewikkeld is. Probeer je zinnen niet te lang te maken. Soms helpt het om een komma te vervangen door een punt. Let ook op het gebruik van moeilijke of verouderde woorden. Vervang deze door makkelijke of moderne synoniemen.
Als blijkt dat je toch nog te veel hebt geschreven, schroom dan niet om overbodige woorden of zelfs hele zinnen weg te halen als hiermee je boodschap duidelijker overkomt. Beperk je tot de kern. Soms houd je maar de helft van je tekst over en is deze duidelijker dan in de eerste opzet!

Laat ten slotte je tekst door een of twee mensen doorlezen. Niet meer, want zoveel mensen zoveel meningen. Kies iemand die je vertrouwt, die kritisch en eerlijk durft te zijn en liefst ook nog je doelgroep kent en wat gevoel voor taal heeft.

Praktische schrijftips

Je weet nu precies wat je wilt gaan vertellen, voor wie en met welk doel, je hebt je informatie verzameld en een duidelijke structuur gemaakt. Met andere woorden: je bent aan het schrijven zelf toe. Waar moet je allemaal op letten?

- Schrijf aantrekkelijk en duidelijk

  • Wees doelgericht: draai niet om de boodschap heen, houd je verhaal simpel en eenvoudig zodat de lezer meteen snapt waar het over gaat. Moet de lezer iets weten of doen? Zeg dit dan duidelijk en help de lezer hierbij.
  • Gebruik korte en makkelijk leesbare zinnen. Dit leest prettiger en je loopt minder kans op kromme zinnen of grammaticale fouten. Een goede richtlijn is gemiddeld 10 woorden. Wissel kortere en langere zinnen af zodat een prettig leesritme ontstaat.
  • Schrijf concreet: zeg wat je bedoelt en gebruik sprekende voorbeelden.
  • Gebruik verzorgde spreektaal. Vertel je verhaal zoals je het in een persoonlijk gesprek aan je klant of lezer zou vertellen: vlot en met woorden die iedereen begrijpt. Vermijd "boekentaal" zoals "hiermede", "gelieve" of "u dient".
  • Probeer ingewikkelde, ouderwetse of formele woorden te vermijden. Je lezers begrijpen eenvoudige en moderne taal beter dan wollige of troebele teksten.


- Schrijf altijd voor de lezer

Jij bent jouw bedrijf. Je weet er alles over en kunt er uren over vertellen. Maar de lezer hoeft daar niet per se in geïnteresseerd te zijn: hij/zij wil gewoon weten wat je hem/haar kunt bieden.

  • • Maak daarom je tekst persoonlijk: de lezer moet het gevoel krijgen dat je hem/haar direct aanspreekt. Tip: neem één persoon uit je doelgroep in gedachten en schrijf daar je tekst voor.
  • Schrijf vlot en pakkend. Gebruik metaforen, trek de lezer mee in je verhaal, maak het interessant en leuk om te lezen.
  • Breng structuur aan in je tekst. Hiermee help je je lezer. Een tekst met korte, kernachtige alinea's (maximaal 5 regels) met duidelijke en pakkende kopjes leest prettiger dan een lange, grijze lap tekst met dezelfde informatie.
  • Gebruik regelmatig opsommingen, maar overdrijf het niet.


- Wees voorzichtig met:

Vermijd vakjargon als je niet voor vakbroeders schrijft. Zorg ervoor dat iedereen je teksten goed kan begrijpen. Is het soms toch nodig een bepaalde term te gebruiken, leg die dan eenmalig kort uit (bijvoorbeeld tussen haakjes). Ook Engelse termen die niet ingeburgerd zijn, maken je tekst moeilijker te begrijpen. Het lijkt wel interessant, maar vaak komt het juist overdreven over als er veel Engels in je tekst staat. Kijk altijd of er een gangbaar Nederlands alternatief voor bestaat. Hetzelfde geldt voor afkortingen zoals enz., i.p.v. of m.a.w. Dit kan slordig of gemakzuchtig overkomen en niet iedereen kent alle afkortingen. De meeste kun je gewoon vervangen door een enkel woord, bijvoorbeeld: d.w.z. = oftewel, d.m.v. = door, m.b.t. = over.

- Schrijf actief en direct

Een zogenaamde passieve tekst komt een beetje deftig en afstandelijk over en schept daardoor afstand tot de lezer. Bij actief schrijven zijn je zinnen korter, directer, makkelijker en persoonlijker. Actief schrijven doe je door:

  • Een persoon of persoonsvorm in je zin te zetten die actief iets doet in plaats van iets te ondergaan.
  • Het gebruik van veel (hulp)werkwoorden te vermijden (hulpwerkwoorden zijn bijvoorbeeld: worden, zullen, kunnen, willen, hebben)


Voorbeelden van passieve ten opzichte van actieve zinnen:

De notulen worden door Ineke geschreven = Ineke schrijft de notulen
De betaling van de factuur zal morgen plaatsvinden = Morgen betalen wij de factuur

Vaak kun je woorden als 'worden' en 'door' weglaten.

Extra aandachtspunten

  • Misschien ten overvloede maar: verplaats je in de lezer! Vraag je af wat de lezer wil weten. Wat vindt hij/zij belangrijk, waar heeft hij/zij behoefte aan, welk probleem kun jij voor hem/haar oplossen? Dit voorkomt dat je je lezer opzadelt met te veel informatie waar hij/zij niet op zit te wachten.
  • Zorg dat de (stijl van je tekst) bij jou en je onderneming past. Doe je als ZP'er niet groter voor dan je bent, maar laat wél duidelijk zien waar je goed in bent en wat je voor een klant kunt betekenen.
  • Breng een goede structuur aan met duidelijke kopjes. Mensen scannen eerst een tekst voor ze besluiten of die interessant genoeg is om helemaal te gaan lezen. Zorg ervoor dat hun aandacht wordt getrokken door een pakkende titel, een aantrekkelijk intro en duidelijke tussenkopjes. Door er drie tot vijf punten uit te laten springen kunnen lezers, zonder de tekst helemaal te lezen, toch een goed beeld krijgen van waar deze over gaat en of ze er iets aan hebben, zodat ze besluiten om verder te lezen.
  • Probeer niet compleet of volledig te zijn. Verzand niet in details, hoe belangrijk die voor jou mogelijk ook zijn, maar beperk je verhaal tot de voor de lezer belangrijke (en interessante) punten. Doe tijdens het schrijven af en toe een stapje terug om te bedenken of je lezer dit werkelijk allemaal wil weten. Kies één duidelijk onderwerp of thema. Heb je meerdere bedrijfsactiviteiten, dan kun je beter per activiteit een eigen folder, brochure, webpagina of zelfs website maken. Dit is duidelijker dan alles bij elkaar zetten, zeker als de activiteiten weinig of niets met elkaar te maken hebben.
  • Probeer je lezer met je tekst te verleiden, te overtuigen en aan te zetten tot actie (call to action). Schrijf prikkelend en breng een eenduidige boodschap.
  • Kijk uit met humor: op papier hoor je geen intonatie en je ziet niet hoe iemand erbij kijkt. De lezer kan je grap weleens heel anders opvatten dan hoe jij het hebt bedoeld.


Teksten voor het internet

Veel mensen vinden het lastig(er) om vanaf een scherm te lezen. Daarom is het moeilijker om de aandacht van de lezer vast te houden als je voor bijvoorbeeld een website teksten schrijft. Schrijven voor het internet vereist daarom nog wat extra aandacht:

  • Begin je webtekst altijd met de conclusie van je verhaal. Val met de deur in huis. Hierdoor weet de lezer meteen waar hij/zij aan toe is en is meteen bekend wat je te bieden hebt.
  • Zorg ook hier voor een duidelijke structuur. Presenteer je verhaal in overzichtelijke, hapklare brokjes met duidelijke pakkende kopjes.
  • Zet zoekwoorden in die kopjes, dus niet "Inleiding" of "Algemeen". Zorg dat ze iets over de inhoud van het stukje zeggen, waardoor lezers nieuwsgierig worden.
  • Opsommingen werken goed op internet (maar overdrijf het niet).
  • Houd rekening met de vindbaarheid in zoekmachines. Mensen kijken zelden verder dan de eerste pagina. Zorg daarom dat de belangrijkste zoekwoorden in je tekst staan. Dit doe je door te bedenken welke woorden jouw doelgroep zou kunnen intikken als ze op zoek zijn naar jouw product of dienst. Verwerk de belangrijkste zoekwoorden en synoniemen daarvan op een natuurlijke wijze in je tekst. Dit heet Search Engine Optimalisation (SEO) of zoekmachineoptimalisatie.
  • Gebruik duidelijke, aantrekkelijke links die om een actie vragen.
    Dus niet:
    Klik hier voor informatie over de workshop Beelden maken van papier-maché.
    Maar:
    Lees meer over de workshop Beelden maken van papier-maché.


Afsluitende tips

  • De spellingscontrole is niet heilig. Blijf altijd zelf nadenken en kijk zo nodig bij het Groene boekje (www.woordenlijst.org) als je twijfelt over de schrijfwijze van een bepaald woord.
  • De d's en t's: controleer ze. Hulpmiddel in de tegenwoordige tijd: als je twijfelt vervang het lastige werkwoord door een gemakkelijker werkwoord. Bijvoorbeeld in de zin "Hij rijd/rijdt naar huis". Als je rijden vervangt door lopen of fietsen dan hoor je meteen dat er een "t" achter moet.
  • Luister naar je twijfels. Twijfel je over een schrijfwijze of grammatica, zoek het op! Je kunt niet alles weten, maar wel opzoeken.
  • Wees je bewust van je zwakheden. Heb je altijd moeite met d's en t's? Controleer daar dan achteraf nog eens extra op, of laat er iemand anders eens naar kijken. Weet je van jezelf dat je breedsprakig bent, gun jezelf dan een extra schrapronde.
  • Zeg het eerst hardop. Als je het moeilijk vindt om bepaalde gedachten op papier te zetten of als er alleen lange, onduidelijke volzinnen op papier komen, kan het helpen om je verhaal eerst mondeling te vertellen (en eventueel op te nemen). Misschien is het daarna gemakkelijker op te schrijven.
  • Vermijd dubbele spaties. Hierdoor toont je tekst slordig en onverzorgd en ze vallen een lezer bijna altijd op. Een simpele oplossing is om ze in Word aan het eind van je schrijfsessie met de functie "Zoeken en vervangen" in één keer allemaal weg te halen (net zo lang tot het resultaat 0 is).
  • Let erop dat je samenstellingen aan elkaar schrijft. Twee zelfstandig naamwoorden die samen één ding/persoon/begrip zijn, schrijf je als één woord aan elkaar.
    Ezelsbruggetje: een samenstelling heeft meestal maar één klemtoon. Soms zie je een duidelijk betekenisverschil, maar wees er ook alert op als dit verschil niet zo duidelijk te zien is.

Voorbeelden:

- Honderd jarigen (honderd mensen die jarig zijn) versus Honderdjarigen (mensen van honderd jaar oud)
- Zoek machine (zoek de machine) versus Zoekmachine (de zoekmachine)
- E-mail adres versus E-mailadres (wordt vaak verkeerd geschreven, de tweede optie is de enige juiste)
- Het rode wijnglas (het glas is rood) versus het rodewijnglas (een glas bedoeld om rode wijn in te doen)
- Blinde geleidehond (de hond is blind) versus blindengeleidehond (de hond geleid de blinde)

Interessante websites

• Officiële woordenlijst (Groene Boekje) www.woordenlijst.org
• Onze taal: www.onzetaal.nl/taaladvies
• De taalunie: www.taaladvies.net
• De Schrijfwijzer van Jan Renkema: www.schrijfwijzer.nl
• Signaleringsdienst Onjuist Statiegebruik: www.spatiegebruik.nl
Zelf oefenen kan via www.beterspellen.nl. Je krijgt elke werkdag een mailtje met vier meerkeuzevragen waarmee je je taalkennis kunt verbeteren. Heel leerzaam omdat er ook uitleg wordt gegeven over de antwoorden.

De allerlaatste tip

Kom je er echt niet uit? Schakel de hulp in van een professional. Het scheelt je een hoop tijd, ergernis en onzekerheid. En die tijd kun je weer gebruiken om geld te verdienen met dat waar je goed in bent!

Heb je vragen, opmerkingen of hulp nodig? Neem dan contact op met Anne.

Terug naar overzicht